Visão Geral
Indústria
Serviços
Necessidade
Fornecer relatórios gerenciais aos clientes corporativos com qualidade e confiabilidade.
Por que o Business Objects?
O Crystal Reports foi escolhido pelas características de flexibilidade da ferramenta e pela facilidade de customização.
Desafio
A agência Carlson Wagonlit Travel – CWT é líder mundial no segmento de viagens a negócios, com uma rede de mais de 3.000 agências espalhadas por 140 países e experiência comprovada por mais de 1,8 milhão de bilhetes aéreos emitidos. Em 1994, um acordo mundial entre os grupos Accor e Carlson criou a maior rede de agências de viagens do mundo, especializado em atendimento corporativo.
A partir de 1993, a Carlson Wagonlit Travel do Brasil assumiu a primeira posição no ranking nacional do setor, com a missão de elevar os níveis de qualidade em atendimento e gerenciamento de orçamentos de viagens.
A CWT conquistou a liderança do mercado ao oferecer as melhores opções em viagens e hotéis com os melhores preços, visando a otimização dos orçamentos das empresas. A agência entrega a melhor solução em Viagens corporativas porque alia sua atuação local à sua expertise internacional, além de contar com tecnologia de ponta na prestação dos serviços.
No Brasil, a empresa possui atualmente 12 filiais e uma carteira de mais de 1.500 clientes corporativos – entre empresas como Cargill, Chevron/Texaco, Shell, Correios, Fiat, Banco Itaú, Banco ABN, Monsanto, Siemens e Kraft Foods. Neste atendimento corporativo, um desafio constante enfrentado pela Carlson Wagonlit Travel era enviar relatórios de custos aos departamentos administrativos dos clientes. Até o início de 2004, este trabalho chegava a demorar até 15 dias nos casos de modelos mais complexos, tempo necessário para que fossem tabuladas as informações, criados e enviados os relatórios gerenciais de acordo com as necessidades de cada cliente.
“Hoje, os clientes têm visibilidade total sobre os serviços prestados por nossa agência, podendo acessar relatórios da forma que preferirem como, por exemplo, por data, região e centro de custo”.
Rubens Amauri dos Santos, Gerente de Tecnologia da CWT.
Solução
Como não encontrou uma solução pronta no mercado, a Carlson Wagonlit Travel optou por desenvolver internamente uma ferramenta que agilizasse a entrega de relatórios gerenciais aos clientes. O trabalho foi desenvolvido com base na ferramenta Crystal Reports Enterprise, da Business Objects, com apoio da ETZ Informática para a implementação. “Escolhemos o Crystal pelas características de flexibilidade da ferramenta na criação e distribuição de relatórios”, conta Rubens Amauri dos Santos, gerente de Tecnologia da CWT.
Desde a idealização, o sistema se mostrou tão eficiente que vem ganhando destaque cada vez maior na empresa. Batizado de Carlson Wagonlit Travel Relatórios On-line (CWTRol), adquiriu status de projeto na empresa não só por atender a uma necessidade específica mas por se transformar na criação de um autosserviço on-line, que permite 0 acesso fácil e direto dos clientes às informações que constam nos relatórios.
O projeto demandou o investimento de aproximadamente R$ 1 milhão em software, hardware e serviços e, desde o ano passado, os clientes da empresa começaram a acessar o sistema pelo Portal CWT, com login e senha específicos na home page Carlson Wagonlit Brasil. ”Hoje, nossos clientes têm visibilidade total sobre os serviços prestados por nossa agência, podendo acessar relatórios da forma que preferirem, como por exemplo por data, região e centro de custo”, afirma Santos. De acordo com as necessidades específicas do cliente, é possível personalizar os relatórios com estatísticas detalhadas por companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.
O sistema CWTROI reduziu significativamente o prazo de envio dos relatórios para clientes
Resultado
Com o apoio da ferramenta Crystal Reports Enterprise da Business Objects, o auto serviço da agência de turismo já conta com aproximadamente 600 usuários externos. O CWT Rol (CWT Relatórios on-line) tem capacidade de gerar cerca de 20 modelos pré-definidos de relatórios, além de vários tipos personalizados de acordo com as necessidades especificas dos clientes. As informações são extraídas dos sistemas de viagens com os quais a Carlson Wagonlit trabalha, gerando modelos segmentados, a exemplo de gastos por data, geografia, passageiros, companhia aérea e hotéis, entre outros. Santos explica que esta flexibilidade se deve às matrizes dinâmicas da ferramenta Crystal Reports`Entreprise, que permitem gerar modelos variados de relatórios.
O CWTRol já permitiu reduzir significativamente 0 tempo de envio dos relatórios, que antes podia chegar a 15 dias. Aos poucos, a equipe de tecnologia da agência vai agregando novos recursos ao sistema e, atualmente, além dos relatórios operacionais, também é possível criar relatórios financeiros, ampliando a transparência dos serviços prestados pela empresa.
Santos reforça que, no trabalho realizado pela CWT em todo o mundo, a tecnologia é vital para prestar serviços com qualidade e agilidade, e que as facilidades proporcionadas pela internet vêm contribuindo para isso. Para o executivo, a liderança da companhia é o resultado da vasta experiência na área e da constante busca por tecnologias que atendam às necessidades e facilitem a rotina dos clientes, direta ou indiretamente. ”Gerenciar os custos de viagens corporativas é uma rotina tradicional nessas empresas. O CWTRol contribui para que elas possam controlar, administrar e otimizar seus custos, com toda a facilidade que o acesso via Web permite e com toda a segurança dos serviços oferecidos pela agência”, ressalta.
A solução Crystal Reports Enterprise, fornecida pela Business Objects, ajudou a Carlson Wagonlit Travel a:
- Desenvolver um sistema próprio de relatórios on-line para os clientes, o CWTRol;
- Oferecer relatórios customizados ou de acordo com modelos pré-definidos;
- Reduzir o tempo de envio dos relatórios;
- Criar relatórios financeiros, e
- Demonstrar mais transparência no relacionamento com os clientes.